Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

RM Media GmbH, Walsroder Str. 158, 30853 Langenhagen · Geschäftsführer Raphael Michalek · info@rm-media.gmbh · Telefon 0511 735928 (siehe Impressum).

2. Wofür das Portal da ist

Das Portal ist der interne Mitgliederbereich der teilnehmenden BNI-Chapter der Region Hannover. Es unterstützt die Chapter-Arbeit: Mitgliederverzeichnis, Schwarzes Brett, Gesuche, Termine, Anwesenheit, 1-2-1-Gespräche, Gästeliste, Kennzahlen, Präsentation fürs wöchentliche Treffen und die Abrechnung der Treffen mit der Location. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse der Chapter und ihrer Mitglieder an einer funktionierenden Organisation ihrer Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie – bei der Eintragung von Rechnungsdaten und der Anmeldung als Gast – deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

3. Welche Daten verarbeitet werden

• Mitgliederdaten: Name, Firma, Fachgebiet/Branche, Telefon, E-Mail, Website und weitere Links, Foto und Firmenlogo, Rolle im Chapter, Eintrittsdatum, Geburtstag (falls hinterlegt) sowie das Kurzprofil (Motto, idealer Kontakt). Diese Daten stammen aus dem öffentlichen Chapter-Profil auf bni-hannover.de, aus BNI Connect / Pagisto und aus deinen eigenen Eingaben unter „Mein Profil“.
• Kennzahlen: Anwesenheit, Empfehlungen, Besucher, 1-2-1, Umsatzdanke und Trainings aus BNI Connect (PALMS) und Pagisto – die Werte, die BNI ohnehin für dein Chapter führt. Das Portal bereitet sie für dich und das Führungsteam auf (Ampel, „Meine Zahlen“, Netzwerker des Monats).
• Beiträge und Aktivitäten: Beiträge am Schwarzen Brett mit Anhängen, Gesuche, Terminvorschläge, Umfrageantworten, Mottos, 1-2-1-Einträge, Auslosungen, Glücksrad-Protokoll, Anwesenheit je Treffen (mit Uhrzeit des Check-ins) und Vertretungen.
• Gäste und Besucher: Name, Firma, Fachgebiet, E-Mail und Telefon von Gästen, die zu einem Treffen eingeladen oder angemeldet wurden – erfasst über die Einladungsseite, am Empfang oder aus der Besucheranmeldung in BNI Connect und dem BNI-Chapterportal. Gäste sehen das Portal nicht; ihre Daten nutzt das Chapter nur zur Vorbereitung des Treffens und für das Nachfassen durch das einladende Mitglied.
• Rechnungsdaten: Firma, Name, Anschrift und Rechnungs-E-Mail für die Abrechnung der Treffen (Location und Frühstück). Sie gehen per E-Mail an den Schatzmeister bzw. den Betreiber und werden im Portal gespeichert.
• Zugang und Sicherheit: Bei persönlichem Login E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Hash gespeichert), Zeitpunkt des letzten Logins sowie ein Zugangsprotokoll mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Gerätekennung (Browser). Es dient dem Schutz vor Missbrauch und wird nach 90 Tagen gelöscht.
• Benachrichtigungen: Wenn du Push-Benachrichtigungen einschaltest, speichert das Portal die vom Browser vergebene Push-Adresse und Schlüssel. Die Zustellung läuft über den Push-Dienst deines Browsers (z. B. Google, Apple, Mozilla). Du kannst das Abo jederzeit unter „Mein Zugang“ oder im Browser beenden.
• E-Mails: Das Portal verschickt Mails an Mitglieder (z. B. Wochen-Mail, Erinnerung an die Hauptpräsentation, Nachfassen bei Gästen, Anwesenheitsbericht ans Führungsteam, Passwort-Zurücksetzen). Welche Mails du bekommst, stellst du unter „Mein Zugang“ ein.

4. Cookies und Technik

Das Portal setzt ein einziges, technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (bnisid, Laufzeit 30 Tage), damit du angemeldet bleibst. Es gibt kein Tracking, keine Analyse-Dienste, keine Werbung und keine Einbindung externer Skripte. Schriften und Skripte werden vom Portal selbst ausgeliefert. Beim Aufruf verarbeitet der Webserver die üblichen Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeit, aufgerufene Seite, Browser) in Protokollen, die nach kurzer Zeit automatisch gelöscht werden.

5. Wer die Daten sieht

Mitgliederdaten, Beiträge und Kennzahlen sehen nur die angemeldeten Mitglieder des jeweiligen Chapters. Vertrauliche Bereiche (Führungsteam, Mitgliederausschuss, Verwaltung) sind zusätzlich auf die jeweilige Rolle beschränkt. Chapterübergreifend sichtbar sind ausschließlich Regions-Termine, die Regionsübersicht der Kennzahlen und die für die Region freigegebenen Führungsteam-Inhalte. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt; Auftragsverarbeiter sind der Hosting-Anbieter (Serverbetrieb in Deutschland) und – nur für Push-Nachrichten – der Push-Dienst deines Browsers.

6. Woher die Daten kommen (Schnittstellen)

Das Portal ruft regelmäßig automatisiert Daten aus Systemen ab, die BNI für dein Chapter betreibt: das Chapter-Profil auf bni-hannover.de, BNI Connect (PALMS-Bericht und Besucheranmeldungen), Pagisto (Chapter-Dashboard, Trainings) und das BNI-Chapterportal (Besucherdatenbank). Dabei werden nur Daten deines Chapters abgerufen; Zugangsdaten für diese Systeme liegen ausschließlich beim Betreiber.

7. Speicherdauer

Mitgliederdaten bleiben gespeichert, solange die Mitgliedschaft im Chapter besteht; danach wird das Mitglied deaktiviert und erscheint nicht mehr in Listen. Beiträge, Termine und Kennzahlen bleiben als Chapter-Historie erhalten, bis das Chapter sie löschen lässt. Das Zugangsprotokoll wird nach 90 Tagen gelöscht, Passwort-Reset-Links verfallen nach zwei Stunden. Sicherungskopien der Datenbank werden täglich erstellt; tägliche Sicherungen werden nach 7 Tagen, wöchentliche nach 5 Wochen und monatliche nach einem Jahr gelöscht.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten, auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Viele Angaben kannst du direkt unter „Mein Profil“ und „Mein Zugang“ selbst ändern; für alles Weitere wende dich an info@rm-media.gmbh. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen.

9. Änderungen

Wenn das Portal neue Funktionen bekommt, passen wir diese Erklärung an. Das Datum des Stands steht oben.